仕事でメールをはじめとした文章をよく作るけど、イマイチ周りからの評判がよろしくない。
結局電話をして、自分と相手の時間を奪ってしまう。
でも、できることなら文章だけでやり取りを完結できたらいいですよね？
そんな悩めるあなたにこの記事を贈ります。
うまく伝わる文章にはポイントがある
文章とは記録と伝達の手段です。
伝えることは文章に与えられた大きな役目ですが、うまく伝わる文章はどのように作ればいいのでしょうか？
ブロガーとして300記事以上を投稿してきた私が、仕事とブログ作成を通じて得た教訓をもとに、上手に伝わる文章について語ります。
結論を真っ先に書く
文章でも口語でもそうですが、相手に何かを伝えるとき、最も大事なことがあります。
それが「結論を先に書く」こと。
なぜなら、一つ、人の記憶力は限界があるからです。
長々と前口上を書かれた後に結論があっても、それまでの文章を整理するために記憶力を割かれて、大事な結論がぼやけてしまいます。
そしてもう一つ、人の集中力にも限界があるからです。
あなたの周りにもいませんか？延々とオチのない話を繰り広げた挙句、最後の最後で「…っていうことなの！」と言うお方。
集中の反対は散漫です。文章の途中で、論点があちこちに飛ぶと、結論が散漫になってしまいます。
起承転結がはっきりしている物語は面白いですが、うまく伝わる文章とイコールではありません。
メールを書く前に、この文章は一言で述べると何を目的としているのか、今一度考えてみてください。
事実を伝えること？意見を述べること？何かをお願いをすること？
読み手に何かを伝えたいなら、読者が最も集中している冒頭で、まずはズバリ結論を言ってしまいましょう。
懇々と伝えたいことがあるなら、結論を述べた後でも遅くはありませんよ。
見出しだけで通じるようにする
文章には見出しと呼ばれる部分があります。
聞きなれない言葉かもしれませんが、要するに小タイトルのことです。
この見出しを並べただけで通じるようにすると、文章がぐっと端正になります。
- うまく伝わる文章にはポイントがある
- 結論を真っ先に書く
- 見出しだけで通じるようにする
- やりすぎと思えるくらいに改行する
- すべての文章には読者がいる。だから読者のことを思いやろう
このような塩梅です。
メールやビジネス文書では、見出しを使わないこともありますが、要するに小タイトルだけで伝える努力をすると伝わりやすい、ということです。
こと文章において、骨組みと肉付けなら骨組みのほうが大事です。
紙にボールペンで書くならいざしらず、メールを書くなら加筆や修正が思いのままです。
先に伝えたいことを書いてしまって、後から文章に肉付けをしてみましょう。
ぜひ、骨組みだけで通じるような文章を書く！と心に決めて、キーを打ってみてください。
やりすぎと思えるくらいに改行する
特に現代において、原稿用紙的な詰め方の文章は嫌われます。
読書になじみのある人ならまだしも、世間には文字を読むのが嫌いな人もいるからです。
このため、文字に慣れている人と、そうでない人がいるなら、文字に慣れていない人を想定して文章を作るべきです。
特にビジネスメールでは改行をこまめにするべきです。
改行の少ない文章は読みづらく、相手が要点を取りこぼす危険性があるからです。
読みやすさ、理解しやすさを重視するなら、全体的に余白の目立つ、白っぽい文章にするのがポイントです。
ただし、こまめに改行するといっても、文節ごとに改行したり、明らかに文節の途中で改行するのは違いますよ。
かえって読みづらい文章になってしまいます。
大事なのは「読者の読みやすさ」を想像して文章を書くこと。
いい文章は他人への思いやりから生まれるのです。
すべての文章には読者がいる。だから読者のことを思いやろう
文章は記録と伝達の手段です。
ゆえにすべての文章は、読まれることが役目です。
日記ですら、未来の自分という読者がいます。
文章にとって、読みやすさは正義です。読み手がいなければ文章の存在意義がないからです。
さて、文章はシンプルなほど読みやすくなります。
要点を分解しまくって書くと、文章は二語で伝わるようになるのです。
すなわち、主語足す述語。
このくらいシンプルなほうが、文章は伝わりやすくなります。
わかりやすさは正義です。
気取ってうまい文章を考えるより、平易な言葉でシンプルに書いた方が、読み手によく伝わります。
- 何を言っているのかよくわからないと怒られる
- メールがヘタと言われる
- 相手に自分の意思がちゃんと伝わらない
こんな風に悩んでいるなら、一度ブロガーなりのライティング方法を試してみませんか？
